Business Report লিখার নিয়ম
বাস্তব ব্যবসায়িক জগতে মানুষ অনেক ধরনের business report তৈরি করে। মোটামুটিভাবে business report-কে দু'ভাগে ভাগ করা যায়; যথা- informational report analytical report.
Informational report পাঠকদের শিক্ষাদান ও তথ্য সম্পর্কে সরাসরি আলোকপাত করে কোন কিছুর ব্যাখ্যা প্রদান করতে প্রণীত হয়। পক্ষান্তরে Analytical report-এ তথ্য গৌণ ভূমিকা পালন করে এবং তা লেখকের conclusion ও recommendation গ্রহণ করার জন্য পাঠকদের বুঝাতে প্রণীত হয়।
Informational Report সাধারণত Interim progress report হতে পারে। এ ধরনের report customer কে সম্পাদিত কাজ সম্পর্কে ধারণা প্রদান করে।
Personal Activity Report-ও এক ধরনের Informational Report যাতে conference, convention কিংবা trip-এর মত কর্মতৎপরতায় সৃষ্ট গুরুত্বপূর্ণ কোন কিছু সম্পর্কে কর্তৃপক্ষকে জানানো হয়। Analytical report কোন প্রস্তাব হতে পারে।
নিচের চারটি Format-হতে যেকোনো একটি Report দ্বারা উপস্থাপন করা যেতে পারে- Preprinted form তুলনামূলকভাবে সংক্ষিপ্ত হয় এবং সাধারণত তথ্য উপস্থাপন করে।
- Authorized report সাধারণত এ ধরনের format-এ লেখা হয়। Letter-ও সমরূপ দৈর্ঘ্য বিশিষ্ট format-এর হয়।
- External Report-এর জন্য এ ধরনের format ব্যবহূত হয়। একটি Letter-এর সব অংশ থাকা সত্ত্বেও letter report-এ heading, footnotes, table ও figure থাকতে পারে।
- পক্ষান্তরে Memo একটি internal report। সংক্ষিপ্ত অনানুষ্ঠানিক report লেখার জন্য এটি সবচেয়ে সাধারণ format শীর্ষভাগে heading থাকে To, From, Date এবং Subject-এ অন্তর্ভুক্ত হয়।
- পাঠক বিবেচনা করে তুমি তোমার report কে Direct order কিংবা Indirect order-4 organize করতে পার।
একটি সংক্ষিপ্ত report যেসব বিষয় নিয়ে গঠিত হওয়া উচিত তা হল-
- একটি Introduction থাকবে সেখানে তুমি Report- Subject introduce করে থাক।
- একটি Main body থাকবে যাতে topic সম্পর্কে গৃহীত সব তথ্য বিভাবিতভাবে উপস্থাপিত হয়।
- একটি good ending কিংবা concluding expression থাকবে যাতে সমাপনীমূলক দৃঢ় impression উপস্থাপিত হবে।
একটি Report শেখার সময় নিচের বিষয়গুলো বিবেচনা করা উচিত:
- Report আরম্ভ করার পূর্বে topic অনুযায়ী তোমার পরিচয় ও যাকে address করা হয় তার পরিচয় বিবেচনা কর।
- দর্শকদের key question-গুলো অনুমান করে উত্তর দিতে চেষ্টা কর। Chain of question অনুসন্ধান করে সাধারণ থেকে বিশেষ পর্যায়ে সেগুলো বিশ্লেষণ করতে পার।
- পাঠকের চাহিদা পূরণ করে এমন format, style organization মনোনীত কর।
- Report- format, style organization সম্পর্কিত সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় origin, subject, timing.
- distribution, purpose, probable reception বিবেচনা কর। Report-24 main heading সম্পর্কে সিদ্ধান্ত গ্রহণ কর, তারপর Report-এ অন্তর্ভুক্ত করবে এমন তথ্যের পরিকল্পনা কর।
- সেগুলোকে-sub-headings-এ বিভক্ত করতে পার।
- যতটা সম্ভব Report সংক্ষিপ্ত করতে পার।
- বিষয়বস্তু যাচাই করে যথার্থতা নিরূপণ কর।
- বস্তুনিষ্ঠভাবে বিষয়বস্তু কিংবা ঘটনার বিবরণ দাও।
- প্রাসঙ্গিক বিষয়গুলোর প্রতিবেদন তৈরি কর।
- Conclusion-এর জন্য পর্যান্ত evidence দাও।
- Objective evidence-ও যাচাই-যোগ্য conclusion উপস্থাপন কর।
- ব্যক্তিগত মতামত যাচাই করে নাও।
- generalization-এর জন্য present tense ব্যবহার করা উচিত। জরিপের ফলাফল report করতে one in
- five, seven out of ten, thirty percent of the people questioned. the majority of those questioned, a large proportion of, a minority of ইত্যাদি অভিব্যক্তি ব্যবহার কর।
- generalization-এর মাধ্যমে বিষয়বস্তু সমর্থিত হতে পারে।
- Report এর প্রারম্ভে বা শেষে Reporter-এর নাম, স্থান ও তারিখ উল্লেখ করবে।
